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lunes, 25 de febrero de 2013

Pasar un número de días al formato "AÑO, MES, DÍAS" en EXCEL

Al trabajar con fechas y después de unos cálculos se llega a una cifra (por ejemplo) de 5539 días, se necesita pasarlo al formato año, mes y días pero ¿cómo expreso eso en ese formato?
Bueno, en EXCEL no hay función que nos haga ese cálculo, por lo cual hay que recurrir a MACROS para poder lograrlo, pero no todos lo manejan. Pues bien, si este es tu caso, sólo sigue leyendo que aquí está detallado paso a paso el cómo lograrlo.

OBSERVACIÓN: Los pasos están hechos para la versión EXCEL de Office 2010, pero son casi los mismos pasos en otras versiones de Office.


PASO 1.
Para poder trabajar con esta macro, la planilla Excel debe estar guardada en un formato que permita macros, así que sino está guardado tu trabajo en dicho formato, hazlo. Sino haces esto, más adelante aparecerá un mensaje pideondo que realices este paso.



PASO 2.
Okay, una vez listo lo del archivo, sólo debemos de ir a la opción macros del EXCEL, la cual se encuentra en VISTA -> MACROS, tal como se aprecia en la siguiente imagen al lado derecho.


Y allí debe de elegir la opción que dice "VER MACROS", tal como se aprecia en la siguiente imagen.


Esa acción hará que aparezca el siguiente cuadro de diálogo en donde debemos colocar un nombre, el que queramos, tal como se aprecia en la siguiente imagen.

 


Tras colocar un nombre, se habilita la opción "CREAR" en donde debemos hacer click, pero antes de eso, hay que tener presente las opciones de la MACROS que nos permite indicar en dónde se podrá usar la macros que estamos creando, la cual será la que estimes conveniente.

PASO 3.
Click en "CREAR" hará que se abra una nueva ventana, tal como se aprecia en la siguiente imagen.

En esta ventana nos interesa la central en la cual dice
Sub DIAS_A_AÑOS()

End Sub
Pues bien, borren esas palabras y allí ingresan, tal cual, el siguiente código (puedes copiar y pegar)...
Public Function AMD(ByVal NumDias As Long) As String
Dim Años As Integer
Dim Meses As Integer
Dim Dias As Integer
Dim strPeriodo As String
Años = NumDias \ 365
Meses = (NumDias - (Años * 365)) \ 30
Dias = NumDias - (Años * 365) - (Meses * 30)
If Años > 1 Then
  strPeriodo = Años & " años "
ElseIf Años = 1 Then
  strPeriodo = Años & " año "
End If
If Meses > 1 Then
  strPeriodo = strPeriodo & Meses & " meses "
ElseIf Meses = 1 Then
  strPeriodo = strPeriodo & Meses & " mes "
End If
If Dias > 1 Then
  strPeriodo = strPeriodo & Dias & " dias"
ElseIf Dias = 1 Then
  strPeriodo = strPeriodo & Dias & " dia"
End If
AMD = strPeriodo
End Function
Ojo, este código considera un año como 365 días. Si necesitas que sea un año de 360 ó de 366, sólo debes de cambiar en el código donde dice 365 por 360 y listo.
Ahora sólo queda hacer click en guardar, cierran la ventana que se abrió (cierren hasta que vuelvan a EXCEL) y ya se estará listo para usarlo.

PASO 4.
Bien, ahora llegó el momento de utilizar la MACROS creada y para ello sólo se deben de colocar en la celda en donde debe de ir la información deseada y allí escribir...


y luego presionamos "enter" en nuestro teclado, lo cual genera lo que buscábamos, tal como se aprecia en la siguiente imagen.



Como pueden ver, no es tan difícil y el proceso realizado es muy simple y rápido. Además, estos pasos son válidos para otros códigos MACROS que necesitemos y que hay en la Internet.

Es importante tener claro que la macros creada, se guarda en el archivo EXCEL creado o en el que estamos trabajando, por lo cual si necesitas usarlo en otra planilla y no tienes abierta la planilla en donde está este código, no podrás usarlo, salvo que hagas los pasos aquí detallados nuevamente para la planilla en la cual se está trabajando.

Un consejo muy útil de varias personas que deben de trabajar con muchas macros creadas, el cual es crear un único archivo EXCEL en donde se almacenan las MACROS y al momento de tener que usarlas, sólo abren este archivo y ya las tienen listas para usar. También hay en Internet planillas EXCEL en donde hay muchas MACROS almacenadas y que son compartidas, sólo hay que buscarlas con paciencia.

Espero que les haya gustado el manual y que les sea de utilidad.

Saludos.

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